Dateien können durch Benutzer direkt abgespeichert werden. Sie stehen wahlweise nur dem Besitzer, den anderen Benutzern oder auch im Web zur Verfügung.

Eine spezielle Übersicht zeigt, wie oft eine Datei intern oder im Web bezogen wurde.
Der Besitzer einer Datei kann diese überall und jederzeit lesen oder löschen.

Gespeicherte Dateien können als Import, zB. für die Finanzbuchhaltung, verwendet werden.

Gespeicherte Dateien können mit Vorgängen verknüpft werden, so z.B. mit Buchungen der Finanzbuchhaltung, mit Terminen oder mit Projekten. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, papierlos relevante Informationen im System zu halten.

Dateien können durch ihren Besitzer für die interne Nutzung freigegeben werden. Sie erscheinen automatisch in der Dateiliste der anderen Benutzer und können von ihnen gelesen werden.

Durch den Besitzer kann eine Datei im Web freigegeben werden. Es wird ein Web-Link erzeugt, welcher beispielweise in eine Email-Nachricht kopiert werden kann. Damit wird der Versand von umfangreichen Beilagen per Email vermieden.

Mit dem Mailversand können Dateien als Link verschickt werden. Dabei wird die Mailnachricht nicht mit einer Beilage belastet. Kontrollen zeigen an, ob und wie häufig eine Datei bezogen wurde. Read-once Sicherheit:

Bei Bedarf kann eine Datei nur zum einmaligen Lesen freigegeben werden. Der Dateibesitzer hat damit eine Kontrollmöglichkeit: Kann der Empfänger eine Datei nicht mehr lesen, weist dies darauf hin, dass sie bereits anderweitig bezogen wurde. Dies könnte ein Sicherheitsproblem signalisieren.

Importierte PDF-Dateien können bearbeitet, dh. mit Notizen versehen, und dann wieder als PDF- Dateien erzeugt werden.

Damit können (endlich) Handnotizen papierlos und elektronisch verarbeitet werden.